REGON: Was ist das und wann ist eine beglaubigte Übersetzung der Bescheinigung erforderlich?

Die REGON-Nummer ist einer der grundlegenden Identifikatoren im polnischen Geschäftsverkehr. Obwohl sie weniger bekannt sein mag als NIP oder KRS, spielt sie eine wichtige Rolle in der öffentlichen Statistik und bei Kontakten mit bestimmten Institutionen. Was genau ist REGON, wer muss es besitzen, wie erhält man es und wann kann eine beglaubigte Übersetzung der Bescheinigung über die Vergabe der REGON-Nummer erforderlich sein?

Was ist die REGON-Nummer und wer vergibt sie?

REGON ist ein Akronym für Nationales Amtliches Register der Wirtschaftssubjekte (Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej). Es ist ein öffentliches Register, das vom Präsidenten des Hauptstatistikamtes (GUS) geführt wird. Der Begriff "REGON" wird auch allgemein zur Bezeichnung der eindeutigen, 9-stelligen (oder 14-stelligen für lokale Einheiten) Identifikationsnummer verwendet, die den in diesem Register eingetragenen Rechtsträger zugewiesen wird.

Das Hauptziel des REGON-Registers ist die Sammlung und Bereitstellung von Informationen über Wirtschaftssubjekte für die Zwecke der öffentlichen Statistik, wissenschaftlichen Forschung und der Erstellung von Datenbanken für die Verwaltung. Die REGON-Nummer dient der eindeutigen Identifizierung eines Rechtsträgers in verschiedenen Informationssystemen.

Welche Rechtsträger müssen eine REGON-Nummer besitzen?

Der obligatorischen Eintragung in das REGON-Register und damit der Erhaltung einer REGON-Nummer unterliegen folgende Kategorien von Rechtsträgern:

• Juristische Personen (z.B. GmbHs, Aktiengesellschaften, Stiftungen, im KRS eingetragene Vereine).
• Organisationseinheiten ohne Rechtspersönlichkeit (z.B. offene Handelsgesellschaften, Partnerschaftsgesellschaften, Kommanditgesellschaften, Wohnungseigentümergemeinschaften).
• Natürliche Personen, die eine Geschäftstätigkeit ausüben (im CEIDG eingetragen).
• Lokale Einheiten der oben genannten Rechtsträger (z.B. Niederlassungen, Betriebe).
• Landwirtschaftliche Betriebe.

In der Praxis sollte jeder Rechtsträger, der irgendeine Form organisierter Geschäfts- oder Gesellschaftstätigkeit in Polen ausübt, eine REGON-Nummer besitzen.

Wie erhält man eine REGON-Nummer? Verfahren

Das Verfahren zur Erhaltung einer REGON-Nummer unterscheidet sich je nach Rechtsform des Rechtsträgers:

• Natürliche Personen, die eine Geschäftstätigkeit ausüben: Die REGON-Nummer wird automatisch auf Basis der Daten vergeben, die aus dem Zentralen Register und Informationssystem für Geschäftstätigkeiten (CEIDG) an das GUS übermittelt werden. Der Antrag auf Eintragung in das CEIDG (Formular CEIDG-1) ist gleichzeitig ein Antrag auf Vergabe einer REGON-Nummer (sowie NIP). Der Unternehmer muss keinen separaten Antrag beim GUS stellen.
• Im Nationalen Gerichtsregister (KRS) eingetragene Rechtsträger: Ähnlich werden die Daten automatisch vom KRS an das GUS übermittelt, das die REGON-Nummer vergibt.
• Andere Rechtsträger (z.B. bestimmte Einheiten, die nicht der Eintragung in CEIDG oder KRS unterliegen, wie öffentliche Schulen, Wohnungseigentümergemeinschaften, wenn sie nicht als Unternehmer im KRS eingetragen sind): Sie stellen einen Antrag auf Eintragung in das REGON-Register direkt beim zuständigen Statistikamt (Formular RG-OP für juristische Personen und Organisationseinheiten ohne Rechtspersönlichkeit oder RG-OF für natürliche Personen, die andere Tätigkeiten als die im CEIDG eingetragenen ausüben).

Die Vergabe einer REGON-Nummer ist kostenlos.

Wie prüft man die REGON-Nummer und erhält eine Bescheinigung?

Online-Suche nach REGON-Nummer

Die REGON-Nummer eines bestimmten Rechtsträgers (sowie andere Grunddaten) kann leicht online über öffentliche Suchmaschinen überprüft werden:

• Internet-Datenbank REGON des GUS: Verfügbar auf der Website des Hauptstatistikamtes. Ermöglicht die Suche nach REGON-Nummer, NIP, KRS oder Name des Rechtsträgers.
• CEIDG-Suchmaschine: Für natürliche Personen, die eine Geschäftstätigkeit ausüben, sind die Daten (einschließlich REGON) im Zentralen Register und Informationssystem für Geschäftstätigkeiten verfügbar.
• KRS-Suchmaschine: Für im KRS eingetragene Rechtsträger können die Daten (einschließlich REGON) in der Suchmaschine auf dem Portal des Justizministeriums gefunden werden.

Erhaltung einer schriftlichen Bescheinigung über die Vergabe der REGON-Nummer

Obwohl die Daten aus dem REGON-Register öffentlich und online verfügbar sind, kann in einigen Situationen eine offizielle, schriftliche Bescheinigung über die Vergabe der REGON-Identifikationsnummer erforderlich sein. Um sie zu erhalten, muss ein Antrag (Formular RG-6) beim zuständigen Statistikamt (GUS-Abteilung) gestellt werden.

Die Ausstellung einer solchen Bescheinigung ist normalerweise kostenlos. Die Wartezeit kann je nach Amt von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen betragen.

Was enthält die Bescheinigung über die Vergabe der REGON-Nummer?

Die Standardbescheinigung über die Vergabe der REGON-Identifikationsnummer enthält u.a.:

• REGON-Nummer des Rechtsträgers.
• Vollständigen Namen des Rechtsträgers.
• Adresse des Sitzes (oder Wohnsitzes für natürliche Personen).
• NIP- und PESEL-Nummer (falls zutreffend).
• Rechtsform und Eigentumsform.
• Datum der Entstehung des Rechtsträgers, Beginn der Tätigkeit (eventuell Aussetzung, Beendigung).
• Hauptarten der Tätigkeit nach der Polnischen Klassifikation der Wirtschaftstätigkeiten (PKD).
• Datum der Eintragung in das REGON-Register.
• Daten der ausstellenden Behörde und Datum der Ausstellung.

Wann ist eine beglaubigte Übersetzung der REGON-Bescheinigung erforderlich?

Die Bescheinigung über die Vergabe der REGON-Nummer ist ein auf Polnisch erstelltes Dokument. Ihre beglaubigte Übersetzung in eine Fremdsprache wird erforderlich sein, wenn ein polnischer Unternehmer oder Rechtsträger beabsichtigt, dieses Dokument im Ausland zu verwenden. Beispielhafte Situationen sind:

• Aufnahme der Zusammenarbeit mit ausländischen Geschäftspartnern: Vertragspartner können eine Bestätigung der offiziellen Registrierung des Unternehmens in Polen verlangen.
• Eröffnung eines Firmenkontos bei einer Bank im Ausland.
• Teilnahme an internationalen Ausschreibungen oder Projekten.
• Registrierung einer Niederlassung oder Vertretung eines polnischen Unternehmens in einem anderen Land.
• Verfahren vor ausländischen Behörden oder Gerichten.

Analog kann es erforderlich sein, wenn ein ausländischer Rechtsträger in Polen ein Dokument vorlegt, das seine Identifikationsnummer aus dem heimischen Register bestätigt (Äquivalent zu REGON), eine beglaubigte Übersetzung ins Polnische anzufertigen.

Im Kontext der internationalen Geschäftstätigkeit können auch andere Dokumente Übersetzungen erfordern, wie Auszüge aus dem KRS oder Gesellschaftsverträge.

Wie beauftragt man eine beglaubigte Übersetzung der REGON-Bescheinigung online?

Die Bescheinigung über die Vergabe der REGON-Nummer ist ein amtliches Dokument, daher muss ihre für den offiziellen Gebrauch bestimmte Übersetzung von einem beeidigten Übersetzer angefertigt werden. Nur eine solche Übersetzung, die mit Stempel und Unterschrift des Übersetzers versehen ist, hat Rechtskraft.

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