Фактура ПДВ: коли необхідний її присяжний переклад?

Фактура ПДВ – це основний бухгалтерський документ, з яким стикається кожен підприємець. Вона підтверджує здійснення операції продажу товарів або надання послуг. Але що в ситуації, коли ви ведете справи з іноземними контрагентами і отримуєте або виставляєте фактури іноземною мовою? Коли саме присяжний переклад фактури ПДВ стає необхідністю?

Що таке фактура ПДВ і які функції вона виконує?

Фактура ПДВ – це особливий вид фактури, що виставляється платниками податків, зареєстрованими як активні платники податку на товари та послуги (ПДВ). Це торговельний документ, який детально документує операцію, вказуючи, зокрема, сторони операції, предмет продажу/послуги, ціну за одиницю, кількість, вартість нетто, ставку і суму податку ПДВ, а також суму заборгованості брутто.

Фактури ПДВ виконують ключові функції:

• Доказову: Є доказом укладення операції і основою для пред'явлення вимог (наприклад, у випадку відсутності оплати).
• Бухгалтерську: На їх основі здійснюються записи в бухгалтерських книгах.
• Податкову: Є основою для розрахунку податку на прибуток та податку ПДВ (як нарахованого, так і належного).

Згідно з польським законодавством, фактуру слід виставити не пізніше 15 числа місяця, наступного за місяцем, в якому здійснено поставку товару або виконано послугу (з певними винятками). Фактури можуть виставлятися в паперовій або електронній формі (е-фактури), при цьому е-фактури вимагають згоди отримувача.

Обов'язкові елементи фактури ПДВ

Щоб фактура ПДВ була дійсною і правильно документувала операцію, вона повинна містити низку обов'язкових елементів, визначених у законі про ПДВ. До них належать, зокрема:

• Дата виставлення.
• Порядковий номер, що ідентифікує фактуру.
• Імена та прізвища або назви платника податків і покупця товарів або послуг, а також їх адреси.
• Номер, за допомогою якого платник податків ідентифікується для цілей податку (NIP).
• Номер, за допомогою якого покупець товарів або послуг ідентифікується для цілей податку або податку на додану вартість.
• Дата здійснення або завершення поставки товарів або виконання послуги, якщо вона визначена і відрізняється від дати виставлення фактури.
• Назва (вид) товару або послуги.
• Міра та кількість (число) поставлених товарів або обсяг виконаних послуг.
• Ціна за одиницю товару або послуги нетто.
• Суми всіх знижок або зниження цін, включаючи у формі знижки за дострокову оплату, якщо вони не були враховані в ціні за одиницю нетто.
• Вартість поставлених товарів або виконаних послуг, охоплених операцією, без суми податку (вартість продажу нетто).
• Ставка податку ПДВ.
• Сума вартості продажу нетто з поділом на продаж, охоплений окремими ставками податку, і продаж, звільнений від податку.
• Сума податку від суми вартості продажу нетто з поділом на суми, що стосуються окремих ставок податку.
• Сума заборгованості загалом.

Варто зазначити, що у зв'язку з впровадженням у Польщі системи KSeF (Національна система е-фактур), спосіб виставлення фактур і вимоги можуть зазнавати подальших модифікацій. Завжди слід стежити за актуальними нормами.

Коригувальна фактура та інші види фактур

У господарському обороті трапляються ситуації, які вимагають модифікації первинно виставленої фактури. Для цього служить коригувальна фактура. Її виставляють, зокрема, коли після виставлення первинної фактури:

• Надано зниження ціни у формі знижки.
• Здійснено повернення платнику податків товарів і упаковки.
• Здійснено повернення покупцю всієї або частини оплати.
• Підвищено ціну або виявлено помилку в будь-якій позиції фактури.

Коригувальна фактура повинна містити визначені дані, включаючи номер і дату її виставлення, дані з коригованої фактури, причину корекції та правильний зміст коригованих позицій.

Раніше функціонували також так звані внутрішні фактури, що документували деякі дії (наприклад, внутрішньоспільнотне придбання товарів). Зараз обов'язок їх виставлення скасовано, однак платники податків все ще повинні правильно розраховувати податок ПДВ від цих операцій на основі інших документів або обліку.

Електронні фактури та онлайн-виставлення

Все популярнішим стає виставлення фактур в електронній формі (е-фактур). З правової точки зору, е-фактура має таку ж силу, як паперова фактура, за умови забезпечення автентичності її походження, цілісності змісту та читабельності. Підприємці часто користуються спеціалізованим програмним забезпеченням для онлайн-виставлення фактур, що полегшує створення, відправлення та зберігання документів.

Слід пам'ятати, що використання е-фактур вимагає згоди отримувача. За замовчуванням, оплата першої електронної фактури може вважатися такою згодою, однак отримувач має право вимагати виставлення фактур у паперовій формі.

Коли присяжний переклад фактури ПДВ є обов'язковим?

Польське податкове законодавство (зокрема, Закон про ПДВ та Податкова ординація) не накладає загального обов'язку перекладу польською мовою всіх фактур, отриманих від іноземних контрагентів, якщо вони складені іноземною мовою. Однак присяжний переклад фактури ПДВ може виявитися необхідним у наступних ситуаціях:

• На вимогу податкових органів або органів податкового контролю: Під час податкової перевірки або митно-податкового контролю, чиновники мають право вимагати надання перекладу польською мовою документів, складених іноземною мовою, які мають значення для справи. Це стосується також фактур. У такому випадку найбезпечніше надати присяжний переклад, щоб уникнути сумнівів щодо його достовірності.
• Судові провадження: Якщо фактура іноземною мовою має бути доказом у судовій справі (наприклад, у спорі з контрагентом про оплату), суд зазвичай вимагає її присяжного перекладу.
• Вимоги банків або фінансових установ: При зверненні за кредитом, лізингом або іншими формами фінансування, банки можуть просити переклад ключових торговельних документів, включаючи фактури від іноземних постачальників.
• Внутрішні цілі компанії та аудит: Хоча це не є правовою вимогою, деякі компанії для цілей внутрішнього контролю, аудиту або для полегшення роботи бухгалтерського відділу можуть вирішувати перекладати важливіші іноземні фактури.
• Митна документація: У деяких випадках при митному оформленні імпортованих або експортованих товарів, торговельна фактура іноземною мовою може потребувати перекладу.

Варто також пам'ятати, що якщо ви виставляєте фактуру для іноземного контрагента, складення її мовою, зрозумілою для отримувача (наприклад, англійською або мовою його країни), є хорошою бізнес-практикою, а іноді контрактною вимогою. Однак якщо така фактура має бути використана в Польщі в урядових цілях, може знадобитися її польська версія або присяжний переклад.

Якщо ви ведете міжнародні операції, варто також знати правила щодо свідоцтва податкової резидентності, яке часто йде в парі з фактурами в зовнішньому обороті.

Де професійно перекласти фактуру ПДВ?

Переклад фактур, особливо коли вони мають бути надані урядовим органам або в суді, повинен виконуватися присяжним перекладачем. Присяжний перекладач не тільки точно перекладе зміст документа, але й засвідчить відповідність перекладу оригіналу (або його копії), надавши йому урядової сили.

Платформа Sworny.com – це зручний спосіб швидко замовити присяжний переклад фактур ПДВ та інших торговельних і фінансових документів. Пропонуємо:

• Доступ до мережі досвідчених присяжних перекладачів, що спеціалізуються в різних галузях.
• Прозору оцінку онлайн на основі надісланих сканів або фотографій документів.
• Швидкі терміни реалізації.
• Можливість отримання перекладу в електронній формі (з кваліфікованим підписом) або традиційній паперовій.